Bij The Mind Factory hechten we veel waarde aan jouw privacy. Voor begeleiding en behandeling is het soms noodzakelijk om persoonsgegevens en gegevens over jouw gezondheid te verwerken. We verzamelen en bewaren daarbij niet meer gegevens dan nodig is voor een zorgvuldige begeleiding, onze administratie en de verplichtingen die voor onze praktijk gelden.

Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van jouw begeleiding kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum;
• gegevens die nodig zijn voor de behandelovereenkomst en declaratie;
• informatie die je zelf verstrekt tijdens de intake en begeleiding;
• relevante gezondheids- en behandelgegevens;
• noodzakelijke aantekeningen over het verloop van de begeleiding;
• correspondentie en afspraken;
• relevante gegevens die via een beveiligde verwijzing, bijvoorbeeld via ZorgDomein, worden ontvangen.

The Mind Factory vraagt zelf geen BSN aan cliënten en vermeldt het BSN niet op facturen. Wanneer een BSN onderdeel is van een beveiligde verwijzing die wij ontvangen, kan dit wel onderdeel worden van het cliëntdossier.

Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens om:

• de behandelovereenkomst uit te voeren;
• passende en zorgvuldige begeleiding te kunnen bieden;
• afspraken te plannen en contact met je te onderhouden;
• het cliëntdossier bij te houden;
• facturen en eventuele declaraties op te stellen;
• onze financiële administratie te voeren;
• te voldoen aan wettelijke en professionele verplichtingen.

Cliëntgegevens worden niet verkocht of voor commerciële doeleinden aan derden verstrekt.

Dossier en bewaartermijnen

Voor de begeleiding houden we een cliëntdossier bij. Daarin nemen we alleen gegevens op die noodzakelijk en relevant zijn voor een zorgvuldige begeleiding.
Het cliënt-/medisch dossier wordt 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier bewaard.
Voor de financiële administratie en facturen geldt een bewaartermijn van 7 jaar.

Beveiliging en vertrouwelijkheid

We gaan vertrouwelijk om met persoonsgegevens en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik.
Voor beveiligde zorgcommunicatie en toegang wordt waar van toepassing gebruikgemaakt van daarvoor bestemde systemen, waaronder ZorgDomein en Z-login.
Wanneer externe IT-ondersteuning noodzakelijk is, zijn toegang, beveiliging en geheimhouding contractueel geregeld. Met de betreffende verwerker is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Delen van gegevens met anderen

Persoonsgegevens worden alleen met anderen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit wettelijk verplicht is.
Wanneer een externe partij in opdracht van The Mind Factory persoonsgegevens verwerkt, worden waar nodig afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Jouw rechten

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien en om onjuiste gegevens te laten corrigeren. Waar de wet dit toestaat, kun je verzoeken gegevens te laten verwijderen, de verwerking ervan te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking.

Voor vragen of verzoeken over jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

The Mind Factory – Ingrid Meijerink
Tritonstraat 3
2402 WB Alphen aan den Rijn
post@themindfactory.nl
06 10978647

Klachten over privacy

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en website

De website gebruikt cookies. Noodzakelijke cookies zorgen ervoor dat de website goed kan functioneren. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen we vooraf toestemming via de cookiebalk.

Meer informatie vind je hieronder bij 3. Cookieverklaring.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer wetgeving, onze dienstverlening of de manier waarop we persoonsgegevens verwerken verandert. Op deze website staat steeds de actuele versie.

Laatst bijgewerkt: augustus 2026